Effektive Lösungen für Personalprobleme

In dieser Folge werde ich dir ein Werkzeug in die Hand geben, mit dem du all deine Personalprobleme schnell und nachhaltig lösen kannst.

Zuerst möchte ich aber nochmals auf die nächsten Workshops hinweisen:

📍Am 17. April in Lyss, am 8. Mai in Egerkingen und am 12. Juni in Steffisburg lernst du in einem Intensivseminar meine wichtigsten Werkzeuge kennen. Sie helfen dir, deinen Betrieb in eine gut geölte Maschine zu verwandeln. Ich zeige dir, wie du sie am besten einsetzt und beantworte deine Fragen.

Nebst ausführlichen Unterlagen erhältst du auch Zugang zu meiner Online-Lernplattform, wo du das Gelernte später vertiefen und die Tools in elektronischer Form herunterladen kannst.

Dieses ideale Einstiegsseminar kannst du unter kmu-academy.com buchen. Bitte gib bei der Anmeldung im Feld „Empfohlen von“ meinen Namen an. Den Link zur Workshopbeschreibung und zum Anmeldeformular findest du in den Shownotes.

Ich freue mich, wenn du dabei bist!

Personalprobleme sind manchmal die schwierigsten Probleme überhaupt – und die wichtigsten. Ein Unternehmen funktioniert nur mit gutem Personal, und wenn es irgendwo ein Problem gibt, müssen wir handeln. Aber wie? Sehr oft ist nicht klar, was das Problem ist und wie man es lösen kann. Deshalb möchte ich dir im Folgenden eine einfache Anleitung geben, wie du Personalprobleme angehen und lösen kannst. Ich muss dich aber auch gleich warnen. Die Lösung von Personalproblemen ist nie einfach. Sie ist immer mit schwierigen Gesprächen verbunden, die keinen Spaß machen. Umso wichtiger ist es, eine gute Herangehensweise zu haben. Und genau das möchte ich dir hier zeigen.

Bevor ich dir die sieben Lösungen für Personalprobleme vorstelle, möchte ich dir kurz den Inhalt der Folgen vier und zehn in Erinnerung rufen. Wenn du diese Folgen noch nicht kennst, solltest du sie dir zuerst anhören, bevor du weiterliest.

In den beiden vorhin erwähnten Folgen vier und zehn habe ich erläutert, wie wichtig es ist, eine klare Erwartungshaltung zu erzeugen. Klar zu zeigen, was es bedeutet, die richtigen Leute (Right People) am richtigen Platz (Right Seat) zu haben, ist eine Grundvoraussetzung, um Probleme zu lösen. Wenn du also keine klare Definition deiner Kultur in Form von Werten und keine ausformulierte Accountability Chart hast, wirst du auch mit diesem Leitfaden hier nicht weiterkommen. Aber wenn du deine Hausaufgaben soweit gemacht hast, dann hast du mit den 7 Lösungen ein mächtiges Werkzeug in der Hand.

Die 7 Lösungen für Personalprobleme kannst du in deinem Führungsteam immer dann anwenden, wenn der Verdacht auf ein Personalproblem aufkommt. Du kannst die 7 Lösungen im Team durchgehen und dich für eine der 7 Lösungen entscheiden. Wichtig ist, dass das Personalproblem auf der Themenliste deiner Teamsitzung erscheint und auch priorisiert wird. Außerdem ist Fortschritt wichtiger als Perfektion. Konkret heißt das, dass wir selten im ersten Schritt schon endgültige Lösungen wie z.B. eine Kündigung beschließen müssen. Aber wir müssen Maßnahmen ergreifen, um die Situation zu verbessern.

Ich werde die sieben in aufsteigender Reihenfolge vorstellen:

1. Keine Aktion erforderlich: Diese Lösung kommt sehr oft vor. Es kann sein, dass jemand ein Problem sieht, wo gar keines ist. Vielleicht hatte die Person einen schlechten Tag oder es gab ein Kommunikationsproblem oder der „Fehler“ ist passiert, weil ein Prozess nicht richtig dokumentiert wurde. Wenn das Team zu dem Schluss kommt, dass das Personalproblem gar keines ist, weil die betreffende Person sowohl die richtige Person als auch in der richtigen Position ist, ist das Thema erledigt und es werden keine Maßnahmen ergriffen.
2. Beobachten: Oft tauchen Personalprobleme auf, ohne dass wir mit dem entsprechenden Vorgesetzten gesprochen haben. Es ist aber genau diese Führungskraft, die letztendlich für die Lösung des Personalproblems verantwortlich ist. In diesem Fall müssen wir die Führungskraft einbeziehen. Sie ist dann diejenige, die die Situation beobachten und mit einem Feedback zurückkommen muss. Wir erstellen also ein To-Do für die betroffene Führungskraft zur Beobachtung der Situation.
3. Ein Entwicklungsgespräch führen: Wenn klar ist, dass wir ein PR- oder RS-Problem haben, muss die verantwortliche Führungskraft aktiv werden. Der erste Schritt ist ein Entwicklungsgespräch. Ziel dieser Gespräche ist es, die betroffene Person wieder in den A-Quadranten zu coachen.
4. Disziplinarische Maßnahmen: Wenn trotz mehrmaliger Entwicklungsgespräche keine Verbesserung eingetreten ist, oder wenn die Person ein eklatantes Fehlverhalten gezeigt hat, müssen wir disziplinarische Maßnahmen ergreifen. Disziplinarmaßnahmen haben eine andere Qualität als Entwicklungsgespräche. Sie signalisieren der betroffenen Person klar und deutlich, dass eine Verhaltensänderung notwendig ist. Disziplinarmaßnahmen werden oft im Beisein der Personalverantwortlichen kommuniziert und sollten auf jeden Fall schriftlich festgehalten werden. Sehr gute Erfahrungen habe ich mit der „3 Strike Rule“ gemacht. Sie funktioniert wie folgt: Die verantwortliche Führungskraft trifft sich mit der betroffenen Person zum ersten „Strike“. Dabei sagt sie der Person klar, wo sie die Erwartungen nicht erfüllt hat. Dabei sollten immer mindestens drei Datenpunkte oder Beobachtungen aus der jüngeren Vergangenheit vorgelegt werden. Damit wird möglichen Ausreden vorgebeugt. Gemeinsam vereinbaren beide Parteien, wie und bis wann sich das Verhalten ändern soll. Abschließend wird das Ganze schriftlich festgehalten und das nächste Treffen, der zweite „Strike“, vereinbart. Beim zweiten „Strike“ wird Bilanz gezogen. Wenn sich das Verhalten geändert hat und die Person sich in der vereinbarten Zeit nichts mehr hat zuschulden kommen lassen, ist der Fall abgeschlossen. Gibt die Leistung oder das Verhalten weiterhin Anlass zur Beanstandung, wird ein weiterer „Strike“ vereinbart. Auch dieses zweite Gespräch wird schriftlich dokumentiert. Hat sich das Verhalten oder die Leistung auch nach dem dritten „Strike“ nicht verbessert, wird die Kündigung ausgesprochen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es in vielen Fällen des dritten „Strikes“ nicht bedarf, da die betroffene Person selbst erkennt, dass sie die Standards nicht erfüllen kann – sie wird von sich aus kündigen und das Unternehmen verlassen. In der Regel sollten Korrekturmaßnahmen nicht länger als 3 Monate dauern.
5. Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz: Wenn das Personalproblem eine unzureichende Leistung ist, die Person aber sehr gut in die Kultur passt, ist die Versetzung an eine andere Stelle oft die beste Lösung. Es wäre schade, jemanden, der gut in die Kultur passt, zu entlassen, nur weil er an der falschen Stelle eingesetzt wird. Voraussetzung ist allerdings, dass eine andere Stelle im Unternehmen frei ist und die Person dort die erwartete Leistung erbringen kann. Auf keinen Fall sollte eine Stelle um eine Person herum geschaffen werden. Ebenso wenig sollte eine Person an eine andere Stelle versetzt werden, wenn sie nicht in die Kultur passt. Dadurch wird das Problem nur an eine andere Stelle in der Organisation verlagert.
6. Finden und ersetzen: Wenn klar ist, dass eine Person nicht in die Kultur passt oder nicht die gewünschte Leistung erbringt, ist es wichtig, schnell zu handeln und die Person aus dem Unternehmen zu entfernen. Dabei ist darauf zu achten, dass kein Kapazitätsproblem entsteht. Wenn es trotz der Probleme nicht möglich ist, auf die Person zu verzichten, ist es ratsam, sie für eine gewisse Zeit in ihrer Position zu belassen, bis die Organisation die Kapazitäten aufgebaut hat, um den Abgang zu verkraften.
7. Kündigung: Wenn allen klar ist, dass die Person nicht passt, ist es oft am besten, die Kündigung auszusprechen. Manchmal ist auch eine Freistellung angezeigt.

Die konsequente Anwendung dieser sieben Lösungen wird dir helfen, deine Personalprobleme in den Griff zu bekommen und sie Schritt für Schritt voranzutreiben, so dass du am Ende überall Spitzenspieler in der Organisation hast. Bitte beachte, dass du dich in jedem Fall an die lokalen Gesetze halten musst, egal welche Lösung du anwendest.

📍Zum Schluss noch ein Tipp, den mir ein Schweizer Anwalt vor einigen Jahren gegeben hat: Kündige niemals fristlos. Unabhängig davon, ob die Voraussetzungen für eine fristlose Kündigung gegeben sind oder nicht, wirst du als Unternehmen immer den Kürzeren ziehen, wenn die betroffene Person vor das Arbeitsgericht zieht. Selbst wenn du den Prozess gewinnst, bleibst du auf den Anwaltskosten sitzen.

Zusammenfassung der heutigen Folge:

• Personalprobleme gehören zu den schwierigsten Problemen überhaupt
• Bei Personalproblemen kommt es darauf an, sie rechtzeitig zu erkennen und Schritt für Schritt zu lösen.
• Für jedes Personalproblem gibt es 7 verschiedene Lösungsansätze: nichts tun, beobachten, Entwicklungsgespräche führen, Disziplinarmaßnahmen ergreifen, die Person versetzen, die Person ersetzen oder die Person entlassen.
• Wenn man diese 7 Lösungsansätze bei jedem Personalproblem konsequent durchspielt, kommt man seinem Ziel, nur noch Top-Spieler im Team zu haben, schnell näher.

In der nächsten Folge werde ich das Verhältnis zwischen operativen Managern und visionären Gründern beleuchten. Diese Konstellation erlebe ich sehr häufig in Unternehmen. Gerade in Familienunternehmen treffe ich oft auf visionäre Gründer, die das Unternehmen gerne an die nächste Generation übergeben möchten, aber nicht loslassen können. Aber auch in anderen Unternehmen gibt es immer wieder die Situation, dass ein visionärer Gründer einen operativen Geschäftsführer einstellt und gleichzeitig die Verantwortung nicht abgeben kann oder will. Das ist für beide Seiten frustrierend. Wenn du dich in der einen oder anderen Rolle siehst, dann würde ich mich freuen, wenn du das nächste Mal wieder in meinen Podcast reinhörst.

Auf jeden Fall wünsche ich dir viel Erfolg und Spaß mit deinem Business. Bis zum nächsten Mal!