Was tun, wenn die Hütte brennt

In dieser Folge geht es darum, was du tun kannst, wenn die Hütte brennt, wenn du am Limit bist und trotzdem nicht weiterkommst.

Um dir das anschaulich zu machen, möchte ich dir die Geschichte der beiden Brüder Erik und Paul Steinwald erzählen. Ihre Namen habe ich geändert, aber was sie erlebt haben, steht stellvertretend für viele: Was kann man als Unternehmer tun, wenn man vollkommen überlastet ist und sprichwörtlich unter Wasser steht?

Erik und Paul führen gemeinsam einen Industriebetrieb. Das Unternehmen ist mit ihnen gewachsen – von kleinen Anfängen über Rückschläge bis hin zu Erfolgen. Doch nach einigen Jahren Wachstum und immer komplexeren Anforderungen fühlte sich die Verantwortung wie eine Lawine an. Vor allem Erik, der fünf Management-Rollen gleichzeitig ausfüllte, ertrank förmlich in Aufgaben, To-dos und unerfüllten Erwartungen.

Seine Tage waren lang, Pausen selten und seine Familie nur noch eine Randnotiz in seinem Kalender. Aber trotzdem wurden Aufträge nicht fertig, Projekte stockten, Umsätze stagnierten und das Team wurde immer erschöpfter.

In dieser Podcast-Folge geht es daher um die entscheidende Frage: Was tun, wenn der Alltag einen auffrisst? Welche Schritte – akut wie langfristig – helfen wirklich, wenn man schon tief im Dauerstress steckt? Wenn man sich wünscht, wieder mit Klarheit, Kraft und Zuversicht gestalten zu können?

Bevor wir einsteigen, habe ich eine kleine Bitte an dich: Wenn dir dieser Podcast gefällt und du wertvolle Impulse für deinen Weg mitnimmst, würde ich mich sehr über eine Bewertung auf deiner Lieblingsplattform freuen. Das unterstützt die Weiterentwicklung und macht die Themen für noch mehr Menschen sichtbar. Danke!

Viele Unternehmer:innen kennen das: Die 40-Stunden-Woche ist eine Illusion. Oft sind es lange Abende, Wochenenden und sogar Feiertage, die vom Geschäft „verschlungen” werden. Am Anfang trägt die Leidenschaft vieles – die Freude am eigenen Unternehmen macht die Belastung erträglich. Doch irgendwann kippt das Gleichgewicht und plötzlich sind es 15, 16 Stunden täglich an sieben Tagen die Woche. Und irgendwann bricht etwas weg: die eigene Gesundheit, das Familienleben oder Freundschaften. Manchmal alles gleichzeitig.

Das Tückische daran ist, dass sich die Dauerüberlastung mit der Zeit zur Gewohnheit entwickelt. Sie frisst sich ein und der Ausweg scheint immer schwieriger. Die Zeit für Erholung fehlt, ebenso die Energie für Veränderung. Doch selbst in dieser Situation gibt es Handlungsmöglichkeiten, die dir helfen, wieder Boden unter die Füße zu bekommen, statt dich weiter zu verlieren.

Wenn du weitermachst wie bisher, ohne etwas zu ändern, läuft es fast immer nach demselben Muster: Zunächst geht es noch. Unternehmer sind zäh und leidensfähig. Doch irgendwann lässt die Qualität nach, Kunden werden unzufrieden, Termine werden nicht eingehalten und die Verlässlichkeit schwindet. Die Mitarbeitenden merken die Überforderung, spüren die schlechte Stimmung – und kündigen. Das Unternehmen fällt in sich zusammen. Strukturen, die einmal für das Wachstum gedacht waren, taugen plötzlich nur noch für den Notbetrieb.

Genau deshalb ist es so wichtig, die Warnzeichen nicht zu übersehen. Und sie nicht erst wahrzunehmen, wenn das Ruder längst entglitten ist.
Darum betrachten wir in dieser Folge zwei Ebenen:

• akute Sofortmaßnahmen, um Feuer zu löschen – also, um in einer Notsituation wieder handlungsfähig zu werden.
• und präventive Strategien, um Brandschutz zu betreiben – damit es gar nicht erst zur Überlastungslawine kommt.

Wenn du aktuell an einem Punkt bist, an dem du kaum freie Stunden hast, nur noch zwischen Schlafen, Essen und Arbeiten pendelst, und jederzeit das Gefühl hast: „Es geht nicht mehr“ – dann ist es höchste Zeit, sofort Maßnahmen einzuleiten.

Der erste und wichtigste Schritt ist: Erkennen, wie ernst die Situation tatsächlich ist. Wenn Deadlines reißen, Termine verschoben werden müssen und Kunden kritisch reagieren, darfst du das nicht ignorieren. Hier beginnt die akute Phase: Feuer löschen.

Was bedeutet das konkret?
Feuer löschen heißt: die akute Last senken, um wieder handlungsfähig zu werden.
Dazu habe ich einen klaren Prozess in sieben Schritten entwickelt:

1. Überblick verschaffen – Alle offenen Aufgaben sammeln, ohne Ausnahme. Alles schriftlich festhalten, damit nichts untergeht.
2. Bewerten und priorisieren – Aufgaben nach Auswirkung sortieren: was bringt das Unternehmen voran, was ist entscheidend? Wer ist zuständig? Bis wann geht es realistisch?
3. Verschiebbare Aufgaben identifizieren – Mit der niedrigsten Priorität beginnen: Welche Aufgaben kann ich streichen? Was kann warten?
4. Kommunikation starten – Sehr wichtig! Kunden, Team oder Partner sofort informieren, wenn Termine und Aufgaben nicht einzuhalten sind. Aber: direkt neue, realistische Fristen vorschlagen.
5. Realistisch planen – Jede Aufgabe in den Kalender, mit großzügigen Puffern – mindestens 50 Prozent. Nur so hältst du die neuen Termine sicher ein.
6. Multitasking vermeiden – Eins nach dem anderen. Starte eine Aufgabe nur dann, wenn du wirklich alle Infos und alle Unterlagen hast.
7. Klare Grenzen setzen – Definiere deine Ressourcen. Kommuniziere sie verbindlich, sowohl nach innen als auch nach außen. Wenn Kunden nicht rechtzeitig liefern, geht deren Termin später raus. Punkt.

Diese sieben Schritte lassen sich sofort umsetzen. Sie stoppen das Chaos und schaffen Klarheit und Luft zum Atmen.

Noch einfacher wird es mit bewährten Tools wie der Eisenhower-Matrix oder der ICE-Methode. Mit ihnen kannst du schneller entscheiden, welche Aufgaben wirklich zählen.

Doch – und das ist wichtig – „Feuer löschen” löst nur die akute Krise. Wenn du keinen Brandschutz einbaust, stehst du bald wieder am selben Punkt.

Darum folgt nun der zweite Teil: Brandschutz.

Brandschutz bedeutet, so zu arbeiten und zu planen, dass eine Überlastung gar nicht erst eskalieren kann. Dafür nutze ich eine Checkliste mit sieben Punkten, die sich sehr bewährt hat:

1. Weniger ist mehr – Weniger versprechen, aber alles zuverlässig halten. Lieber kleine Zusagen und sie einhalten, als große Versprechen und Brüche.
2. Konsequente Abgrenzung – Keine Verantwortung für fremde Fehler übernehmen. Nur Aufgaben annehmen, wenn sie zu freier Kapazität passen.
3. Abhängigkeiten transparent machen – Von Beginn an alle To-Dos und Fristen klar benennen. Und von allen Beteiligten verbindlich einfordern.
4. Regelmäßige Kontrolle – Jede Woche feste Zeitslots einplanen, um Aufgabenlisten, Termine und Engpässe zu prüfen.
5. Realistisch planen – und Multitasking vermeiden – Konzentriert in Blöcken arbeiten (Time-Boxing). Maximal zwei bis drei Themen parallel. Und immer 50 Prozent Puffer.
6. Professionell kommunizieren – Schwierigkeiten, Abhängigkeiten und Verzögerungen aktiv und proaktiv ansprechen. Klarheit schafft Ruhe.
7. Psychologische Blockaden erkennen – Perfektionismus, „es allen recht machen wollen“, Angst vor Kritik: All das treibt oft in die Überlastung. Ein Coach oder Mentor kann helfen, diese Muster zu durchbrechen.

Das ist Brandschutz: Strukturen und Routinen, die dich dauerhaft schützen.

Parallel dazu baust du dein Unternehmen für Wachstum auf. Das heißt, Verantwortung auf ein starkes Team zu verteilen, klare Rollen zu schaffen und jedem die Chance zu geben, selbstständig zu handeln.

Das gelingt, wenn ihr …

… Rollen und Aufgaben sichtbar zuordnet – passend zu den Stärken.
… eine gemeinsame Vision und klare Ziele formuliert.
… eine Kultur aufbaut, in der Fehler Lernchancen sind und Vertrauen herrscht.
… Verantwortung schrittweise abgebt, nicht nur Aufgaben delegiert.
… und regelmäßig Feedback und Raum für Ideen sicherstellt.

Wer das mit Brandschutz verbindet, legt die Grundlage für stabiles Wachstum, ohne dabei immer selbst am Limit laufen zu müssen.

Zurück zu Erik und Paul: Genau das haben sie getan. Zunächst haben sie akute Brände gelöscht, dann Schritt für Schritt Prioritäten geklärt und die Überlastung reduziert. Nach zwei Monaten waren sie stabil genug für den nächsten Schritt. Gemeinsam haben wir Brandschutz-Strukturen entwickelt, Rollen sauber verteilt und eine Vertrauenskultur etabliert. Das Ergebnis: spürbar mehr Profitabilität bei deutlich sinkender Arbeitslast.

Wenn du dich in Eriks und Pauls Situation wiedererkennst – sei es im Feuerlöschen oder im Brandschutz –, dann habe ich eine praktische Checkliste zum Download für dich vorbereitet. Damit kannst du deine Arbeitslast strukturieren und sofort greifbare Maßnahmen umsetzen. Den Link dazu findest du in den Shownotes.

Falls du dir außerdem einen Sparringspartner wünschst, der dich begleitet, melde dich gern direkt bei mir.

Zum Schluss die Zusammenfassung:

• Überlastung ist unter Unternehmern kein Einzelfall. Fast jeder muss einmal Feuer löschen.
• Kurzfristig helfen die 7 Schritte zur akuten Entlastung – Überblick, Priorisieren, Verschieben, Kommunizieren, Planen, Fokus, Grenzen setzen.
• Langfristig entsteht Stabilität durch Brandschutz – kleinere Zusagen, klare Abgrenzung, transparente Abhängigkeiten, Routine-Checks, realistisches Planen, professionelle Kommunikation und das Lösen innerer Blockaden.
• Schritt für Schritt baust du damit ein System, in dem du Wirkung entfaltest, Qualität sicherst und dein Unternehmen entwickeln kannst – ohne dich selbst zu verlieren.

Danke, dass du bei dieser Folge wieder dabei warst! Ich hoffe, du konntest mitnehmen, wie wichtig es ist, akute Probleme zu lösen, aber vor allem, präventiv zu arbeiten. Nur so bleibt Unternehmertum lebendig, gesund und erfolgreich.

Wenn dir diese Folge gefallen hat, würde ich mich über eine Bewertung oder eine kurze Rückmeldung von dir freuen. In der nächsten Folge geht es um ein Thema, das oft den Unterschied macht: Strategiemeetings. Du erfährst, wie du sie so gestaltest, dass sie keine Papier-Tiger produzieren, sondern echte Umsetzung – und echten Erfolg.

Ich wünsche dir viel Klarheit, Zuversicht und Gelassenheit – bis zur nächsten Folge!